Requerimientos cambiarios de la DIAN: cómo responder antes de que sea tarde

Llegó un sobre o un correo electrónico de la DIAN. Adentro hay un acto administrativo que habla de «solicitud de información cambiaria», cita números de declaraciones de cambio, menciona un valor en dólares y un numeral del artículo 3 del Decreto Ley 2245 de 2011. La primera reacción es buscar en internet, llamar al contador, preguntar al agente de aduanas. Mientras tanto, el reloj corre. Y el mayor riesgo no siempre está en el monto de la posible sanción —que ya es preocupante— sino en desconocer el tipo de actuación administrativa recibida, los plazos para responder y la estrategia de defensa aplicable.

Esta guía es para que ese momento no te tome por sorpresa. Vamos a explicar quién emite los requerimientos cambiarios, los distintos tipos de comunicaciones que puedes recibir, los plazos exactos para responder cada una, cómo se construye una respuesta sólida, los beneficios de sanción reducida con porcentajes confirmados (40%, 60% y 75%) y los errores más costosos que se cometen por no entender en qué etapa del proceso estás. Sin discursos: lo que un importador o exportador necesita saber para actuar a tiempo.

¿Quién emite los requerimientos cambiarios y por qué?

Acá hay que aclarar de entrada una confusión muy común. La pregunta natural es: «¿el Banco de la República me está sancionando?». La respuesta es no. Cada autoridad cumple un rol distinto en el régimen cambiario colombiano:

• El Banco de la República regula el régimen cambiario mediante la Resolución Externa 1 de 2018 y la Circular Reglamentaria DCIP-83. Administra la información de operaciones cambiarias, define los procedimientos operativos y los numerales cambiarios.
• La DIAN —Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales— es la autoridad de control, vigilancia y sanción del régimen cambiario en operaciones de competencia aduanera. Su facultad sancionatoria está en el artículo 1 del Decreto Ley 2245 del 28 de junio de 2011.
• La Superintendencia Financiera supervisa a los Intermediarios del Mercado Cambiario (bancos), no a los usuarios del régimen.

Es decir: si tu operación es de comercio exterior y recibiste un requerimiento de información cambiaria, la autoridad de respuesta es la DIAN. No se acude al Banco de la República a defenderse.

¿Cómo se origina una investigación? El artículo 8 del Decreto 2245 lista las vías: de oficio, por informes de terceros, por visitas administrativas, por traslado de otras autoridades, por quejas. En la práctica, la mayoría de las investigaciones se originan a partir de cruces de información realizados por la DIAN entre la información cambiaria, la aduanera, la reportada por el Banco de la República y demás fuentes disponibles. Cuando hay inconsistencias —giros sin nacionalización, valores no coincidentes, declaraciones con errores, plazos vencidos—, salta una alerta y se abre la actuación.

Los tipos de comunicaciones que puedes recibir (y sus plazos)

Acá está el punto más importante del artículo, porque no toda comunicación de la DIAN es igual. Cada una abre una etapa distinta del procedimiento administrativo cambiario, con plazos distintos y consecuencias distintas.

Requerimiento ordinario de información

Es la comunicación más leve. La DIAN pide documentación o información para verificar una operación. Es una etapa preliminar, antes de cualquier formulación de cargos (artículo 8 del Decreto 2245). El plazo de respuesta lo fija el propio requerimiento —normalmente pocas semanas—. Aunque se trata de una etapa previa al inicio del procedimiento sancionatorio, el requerimiento debe atenderse de manera oportuna y completa: no responder, hacerlo de forma incompleta o con errores puede dar lugar a una sanción de 200 UVT.

Citación a visita administrativa de registro, inspección, vigilancia y control

Prevista en el artículo 9 numeral 2 del Decreto 2245. La DIAN te avisa que va a hacer una visita —en tu empresa o en tu domicilio— para verificar documentos, libros y operaciones cambiarias. Aún no hay cargos formulados. Lo que muestres o aportes en la visita queda en el expediente y puede usarse después.

Acto de formulación de cargos

Esta es la pieza más seria. Está regulada en el artículo 11 del Decreto 2245 y abre formalmente el procedimiento sancionatorio. En este acto la DIAN identifica los hechos, los califica como infracción a un numeral específico del artículo 3 y propone una sanción concreta.

• Plazo para responder: 2 meses contados desde el día siguiente a la notificación (artículo 21 del Decreto 2245).
• Esta es la principal oportunidad procesal que tienes para presentar los descargos, solicitar pruebas y ejercer plenamente el derecho de defensa, según texto literal del artículo 21.
• Durante esos 2 meses puedes revisar el expediente, presentar tu escrito de descargos, solicitar la práctica de pruebas, aportarlas u objetar las obtenidas antes.

Resolución sancionatoria

Es el acto final del procedimiento en primera instancia. La DIAN evalúa los descargos y, si confirma la infracción, impone la multa. Contra esta resolución procede únicamente el recurso de reconsideración, con plazo de 1 mes para interponerlo (artículo 26).

El acto de formulación de cargos: el momento crítico

De todos los actos anteriores, el de formulación de cargos es el que más decisiones detona. Por eso vale la pena tratarlo con detalle.

Tres puntos que conviene tener internalizados:

1. Los 2 meses corren desde el día siguiente a la notificación

La notificación puede ser por correo (red oficial o mensajería autorizada), personal o electrónica (artículo 15). El plazo de «2 meses» se cuenta en meses calendario, no en días hábiles.

2. El traslado es la única oportunidad para presentar descargos

Lo dice expresamente el artículo 21: «El traslado es la única oportunidad en que los presuntos infractores pueden presentar los descargos que consideren pertinentes.» No hay segunda ronda. No hay aclaración aparte. Lo que no metas en ese escrito, no entra al expediente para la decisión de fondo.

3. Cumplir la obligación después de notificado no sanea la infracción

Este es uno de los errores más caros y comunes. El parágrafo del artículo 11 lo dice así: «El cumplimiento de las obligaciones o el saneamiento de las operaciones o actuaciones constitutivas de infracción cambiaria, en fecha posterior a la notificación del acto de formulación de cargos que haya propuesto sanción de multa por las mismas, no sanea o elimina la infracción por la cual la DIAN ha formulado el correspondiente acto.» Es decir, si te formularon cargos por no canalizar y luego canalizas, la infracción sigue viva. Lo que sí puedes hacer es acogerte a la sanción reducida del artículo 23 numeral 2 (60%).

Cómo se construye una respuesta sólida

Una respuesta efectiva no consiste únicamente en remitir los documentos solicitados. Lo recomendable es entregar información organizada, coherente y suficiente que permita explicar la operación y disminuir el riesgo de una actuación administrativa posterior.

1. Identifica qué información solicita la DIAN

Revisa detalladamente el requerimiento y verifica qué operaciones, períodos y documentos están siendo solicitados.

2. Reúne los soportes de la operación

Adjunta la documentación que respalde la operación, como declaraciones de cambio, declaraciones de importación, facturas comerciales, documentos de transporte, mensajes SWIFT, liquidaciones de divisas y demás soportes relacionados.

3. Verifica la consistencia de la información

Antes de responder, confirma que exista coherencia entre la información cambiaria, aduanera, contable y los documentos soporte.

4. Explica cualquier diferencia encontrada

Si existen diferencias entre los valores girados, nacionalizados o reportados, acompaña la respuesta con los documentos y explicaciones que permitan justificar dichas situaciones.

5. Presenta la respuesta dentro del plazo otorgado

Responder de forma oportuna y completa es fundamental, ya que la omisión, la entrega incompleta o con errores puede dar lugar a las sanciones previstas en el régimen sancionatorio cambiario.

Los beneficios de sanción reducida: los porcentajes exactos

El artículo 23 del Decreto 2245 establece tres porcentajes de sanción reducida según la etapa procesal en la que reconozcas la infracción. Cuanto antes reconozcas, menos pagas. Es uno de los mecanismos más subutilizados del régimen, y entenderlo bien puede ahorrar cifras importantes.

Efecto del pago de la sanción reducida: según el parágrafo 1 del artículo 23, el pago de la sanción reducida bloquea la apertura de nuevas investigaciones por los mismos hechos antes de notificación de cargos, y termina la investigación ya iniciada. Es un cierre limpio.

Requisitos formales que no se pueden omitir:

• Escrito de reconocimiento firmado por el investigado o apoderado expresamente facultado.
• Pago previo de la sanción reducida en entidad financiera autorizada por la DIAN, con el recibo anexo al escrito.
• Especificación clara de las operaciones u obligaciones respecto de las cuales se reconoce.
• No estar incurso en las causales del artículo 94 del Código de Procedimiento Civil (hoy CGP).

Una nota importante: contra la resolución que acepte el pago de la sanción reducida no procede ningún recurso (parágrafo 2 del artículo 23). Es decir, al acogerse a la sanción reducida se cierra la puerta a la litigación posterior por esos mismos hechos. Es definitivo.

Después de la resolución sancionatoria: el recurso de reconsideración

Si decidiste no acogerte a la sanción reducida —porque tenías argumentos de fondo— y la DIAN profirió resolución sancionatoria, queda el recurso de reconsideración (artículo 26).

• Plazo para interponerlo: 1 mes desde notificación de la resolución sancionatoria.
• Ante quién: División de Gestión Jurídica competente de la DIAN.
• Plazo para que la DIAN lo decida: 7 meses (artículo 28).
• Silencio administrativo positivo: si pasa 1 año (12 meses, según el cómputo del artículo 28 con sus suspensiones) sin que la DIAN notifique decisión de fondo, el recurso se entiende fallado a favor del recurrente. La administración lo declara de oficio o a petición de parte.

Pasado el recurso, la vía siguiente es la contencioso-administrativa: demanda de nulidad y restablecimiento del derecho ante la jurisdicción de lo contencioso-administrativo, con sus propios plazos de caducidad (4 meses contados desde la firmeza del acto administrativo).

Responsabilidad solidaria: quién más puede pagar

Este punto pocas veces se discute hasta que es tarde. El artículo 33 del Decreto 2245 de 2011 establece que, en personas jurídicas y entidades asimiladas, responden solidariamente por las sanciones cambiarias:

• Representantes legales, socios, administradores, asociados, cooperados, consorciados, comuneros, copartícipes, revisores fiscales, funcionarios y empleados que autoricen o ejecuten actos violatorios de las normas cambiarias u omitan su cumplimiento.
• La sociedad absorbente en caso de fusión.

Y un punto particularmente fuerte (numeral 2 del artículo 33): si después de notificada la formulación de cargos, la persona jurídica se liquida o termina actividades, quienes votaron afirmativamente esa decisión responden hasta por el 100% del valor de la multa, incluso si no autorizaron ni ejecutaron el acto violatorio original.

Implicación práctica: una investigación cambiaria no es solo un asunto de la empresa. Los directivos y socios pueden quedar vinculados personalmente, y la estrategia de «liquidar la empresa para no pagar» termina cobrándose en cabeza de quienes votaron la liquidación.

Los errores más caros al responder un requerimiento cambiario

Errores que se repiten en los expedientes:

1. Ignorar la notificación pensando que es «informativa». Toda comunicación oficial de la DIAN tiene un plazo. Ignorarla no la hace desaparecer; la convierte en silencio en tu contra.
2. Mezclar tipos de comunicación y aplicar plazos equivocados. No es lo mismo un requerimiento ordinario que un acto de formulación de cargos. Responde el que te llegó, no el que crees que te llegó.
3. Cumplir la obligación después de notificado el cargo creyendo que sanea la infracción. No lo hace (parágrafo art. 11). Lo que sí sirve es acogerse a la sanción reducida del 60%.
4. Dejar pasar los 2 meses del traslado sin presentar descargos. Es la única oportunidad. Después de eso, solo queda el recurso de reconsideración —que es más estrecho y exige fundamentación distinta—.

Preguntas frecuentes sobre requerimientos cambiarios

¿La DIAN o el Banco de la República sanciona a los importadores en lo cambiario?

La DIAN es la autoridad sancionatoria cambiaria sobre los usuarios del comercio exterior, por mandato del artículo 1 del Decreto Ley 2245 de 2011. El Banco de la República regula el régimen y administra la información, pero no impone sanciones a los importadores y exportadores.

¿Qué pasa si no respondo el acto de formulación de cargos en 2 meses?

La administración procede a la decisión sin tus descargos, sobre la base del expediente como está. Pierdes la única oportunidad de presentar tu defensa, solicitar pruebas y objetar las existentes. Lo que sigue es la resolución sancionatoria, y de ahí solo queda el recurso de reconsideración.

¿Puedo pagar la sanción reducida en cualquier momento?

No. Solo se puede acceder al beneficio en las tres etapas del artículo 23: antes del acto administrativo (40%), durante el traslado del acto de formulación de cargos (60%), o durante el término para interponer recurso de reconsideración (75%). Fuera de esas ventanas, pagas la sanción plena.

¿Si cumplo la obligación después de notificado el cargo, se elimina la sanción?

No. El parágrafo del artículo 11 es expreso: el cumplimiento posterior a la notificación de cargos no sanea la infracción. Lo que sí puedes hacer es acogerte a la sanción reducida del 60% durante el traslado.

¿Cuánto tiempo tiene la DIAN para sancionarme?

La DIAN tiene 5 años desde los hechos para notificar el acto de formulación de cargos (artículo 5). Si los hechos son anteriores a ese plazo, la acción está prescrita. Después de notificados los cargos, la DIAN tiene 2 años para expedir y notificar la resolución sancionatoria.

¿Qué pasa si la empresa se liquida durante la investigación?

Si la liquidación es antes de la notificación de cargos, en principio termina la actuación contra la persona jurídica (con matices). Si es después de notificados los cargos, los socios o miembros que votaron afirmativamente la liquidación responden solidariamente hasta por el 100% de la multa (artículo 33, numeral 2). Es decir, liquidar para esquivar no funciona una vez abierto el proceso.

¿Puedo defenderme yo mismo o necesito abogado?

Legalmente puedes actuar directamente como persona natural, y el representante legal puede actuar por la persona jurídica. En la práctica, la construcción de descargos sólidos —con análisis jurídico, prueba documental y aprovechamiento de los beneficios del artículo 23— suele requerir asesoría especializada en régimen cambiario. El monto en juego justifica casi siempre el costo de un experto.

¿Sirve la terminación por mutuo acuerdo en cambiario?

Sí. El artículo 119 de la Ley 2010 de 2019 habilita a la DIAN a terminar por mutuo acuerdo los procesos administrativos cambiarios, con procedimiento reglamentado en el Decreto 1625 de 2016. Se aplica sobre la sanción reducida del artículo 23 con un descuento adicional. Es útil cuando los hechos son claros y el costo de seguir litigando supera el beneficio esperado.

Antes de tomar una decisión que limite tus alternativas, valida la estrategia

Un requerimiento cambiario es de esos procesos donde una respuesta apresurada —o una respuesta tardía— puede cerrar puertas de defensa que estaban abiertas. La diferencia entre pagar el 40% de la sanción reducida o el 100% de la sanción plena depende, muchas veces, de actuar dentro de la ventana correcta y con la formalidad correcta.

En World Trade New Vision acompañamos a importadores y exportadores en todas las etapas del procedimiento administrativo cambiario: análisis de la notificación recibida, evaluación de la prescripción, construcción de descargos, gestión del reconocimiento voluntario con sanción reducida, recursos de reconsideración y terminación por mutuo acuerdo.

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